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日期:2017-03-08编辑:李光明

重庆理工大学基建后勤处工程档案管理实施细则

根据国家有关基本建设法律法规和学校《重庆理工大学基建工程管理办法》,为加强工程项目档案管理的科学性与规范性,特制定本实施细则。

一、基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可性行研究、评估、决策、计划、勘测、设计、招标、施工、竣工、使用等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料等形式与载体的文件及影音材料。
   二、基建后勤处设置一名兼职档案管理人员,负责基建项目的资料收集、整编、归档,统一管理建设工程档案。

三、文件材料的立卷归档按照《重庆理工大学文件档案管理制度》执行。

四、办公室对办理完毕的文件材料(包括工作期间的请示、报告、会议纪要、通知、函、公示、批复、报表、图纸、设计文本等公文材料)及时进行收集、整理,并按预立卷类目分类存放。

五、项目建设过程中,工程管理科督促各参建单位(包括工程总承包单位、、勘察设计单位、施工单位、监理单位、分包单位等)及时将形成的建设项目文件材料进行积累、整理、归档和保管。属于建设单位归档范围的档案资料,应督促有关单位按时整理、移交,并对所移交的档案资料及时进行检查和汇总。

六、归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础资料、设计文件、招投标备案文件、施工文件、结算等。具体范围如下:

1.综合性文件。主要包括上级批准文件;计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料。征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;建委、规划、消防、环保、节能、防雷等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理、设计、地勘等中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料等。

2.土建工程及水、电、设备安装工程施工文件。主要包括开、竣工报告;图纸会审、设计变更及材料代用单等文件资料;项目的施工组织设计;施工图;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等;原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料;混凝土、砂浆等配合比及试验报告;工程质量检验及评定文件资料;工程质量事故记录及处理的文件材料;施工技术总结等。

3.竣工图。主要包括总平面竣工图;室外各种管线竣工图;建筑工程竣工图;装饰工程竣工图;结构工程竣工图;给水、排水工程、强电弱电工程、通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图等。

七、档案资料的审核、保管和借阅

1.基建后勤处档案管理员组织施工单位进行档案分类审核,按层级管理权限签字确认,按工程档案资料装订要求编制登记,定期向市城建档案馆和学校档案馆办理移交手续。

2.工程档案要用专柜存放、严格管理,防止遗失、损坏和泄密。

3.档案资料查阅、借阅一般资料可在档案管理人员处登记借阅,主要资料必须由负责档案管理的处领导签字借阅。